Assistant de secrétariat et de soutien administratif

- Coordination des activités administratives de la structure - Gestion de l’accueil et prise en charge de la demande et de la relation client - Gestion et archivage des données de la structure - Participation à l'optimisation du fonctionnement administratif et fonctionnel de la structure - Suivi administratif et financier - Diffusion et gestion des informations interne et externe - Gestion des outils de communication professionnelle

- Manager les flux d’information avec des correspondances spécifiques en appliquant les protocoles de sécurité et de confidentialité, afin de fluidifier la circulation des informations et d’assurer une coordination efficace entre les services - Rédiger ou superviser la rédaction des courriers professionnels structurés et adaptés (lettres, notes, courriels etc.) en utilisant les outils informatiques adéquats, tout en respectant les règles de correspondance, les usages de courtoisie et les normes en vigueur dans l’environnement professionnel - Planifier et organiser la mise en œuvre de réunions ou d’évènement type séminaire (présentiel ou distanciel) en coordonnant les moyens nécessaires à leur bon déroulement (logistique, équipements informatiques, supports de présentation) et en assurant la diffusion des informations préalables (ordre du jour, convocations) tenant compte d’éventuelles contraintes ou situations particulières (langues étrangères ; situations de handicap ; accessibilité etc.) - Rédiger ou valider des comptes rendus de réunion avec les outils numériques à disposition en sélectionnant les informations essentielles, puis assurer leur diffusion en utilisant les outils de communication adaptés, afin de garantir la traçabilité et le suivi des faits marquants de l’entreprise - Organiser et superviser l’accueil physique, téléphonique, via les outils de communication numériques des interlocuteurs internes et externes en identifiant leur demande, afin de les orienter efficacement vers le service et de répondre à leurs requête - Fournir des informations précises et fiables aux interlocuteurs internes et externes, en répondant à leurs demandes de manière claire et professionnelle, et en garantissant un service de qualité en adéquation avec les éventuelles situations de handicap et particularités des interlocuteurs - Organiser et appliquer les règles de management de l’information au sein de la structure tout en appliquant les règles d’hygiène numérique dans un souci de développement durable - Archiver les documents produits et assurer le suivi des correspondances actuelles et passées, en utilisant des outils d'archivage physique et numérique, afin de garantir la traçabilité et la conservation de l'historique des demandes et des actions effectuées - Organiser et suivre les actions administratives de la direction en mettant en place des outils de planification et de suivi adaptés, afin de garantir une gestion efficace du temps et des priorités définies par la direction - Utiliser des outils de gestion de projet et de suivi (tableaux de bord, agendas partagés) pour assurer une vue d’ensemble des priorités et des échéances - Assurer la professionnalisation des équipes via la création et la mise à disposition de tutoriels - Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers administratifs, en particulier l'expression de besoin de l'enveloppe budgétaire, la négociation avec les fournisseurs et la relance des clients, en veillant à respecter les critères financiers et les délais fixés par l’organisation - Gérer les achats de fournitures et de matériel de bureau, en lien avec les services financiers, pour garantir l’approvisionnement nécessaire au bon fonctionnement de l’organisation et préparer la liquidation et la mise en paiement des factures - Assurer le suivi des notes de frais en lien avec le service compétent, afin de coordonner les démarches pratiques simples liées aux déplacements des autorités ou à l’organisation des réunions - Diffuser les informations en fonction des directives données par le service émetteur, en participant au choix des canaux de communication (intranet, réseaux sociaux, newsletter) tout en veillant à respecter les règles de sécurité des systèmes d’information et de confidentialité - Assurer un suivi et la traçabilité des flux d’information numérique et physique tout en appliquant les règles d’hygiène informatique et de confidentialité - Réceptionner et reformuler les demandes des différents services en appliquant les politiques de communication de son organisation pour transmettre les informations aux différents interlocuteurs - Utiliser et gérer les outils de communication interne et externe (plateformes collaboratives, messagerie électronique, téléphonie, intranet, réseaux sociaux etc.) afin de garantir la bonne circulation de l’information, tout en respectant les normes de sécurité des systèmes d'information (SSI) - Garantir la cohérence de la communication interne et externe en respectant la charte et les lignes directrices de l’organisation

Au sein du ministère des armées, l'assistant de secrétariat et de soutien administratif exerce son activité auprès d’une autorité ou au sein d’un bureau/service dont la taille varie en fonction de la dimension de la structure administrative et du volume de l’activité. Il est employé : - dans diverses structures : en état-major ou en administration centrale, dans des unités décentralisées, des unités interministérielles, service de secrétariat général, secrétariat particulier. Il pouvant être employé dans tout type de service (RH, finance, communication, logistique etc.). - dans différents contextes : en métropole ou en outre-mer ; dans les bases militaires ou groupement de soutien du commissariat (GSC) ou à l’étranger, en milieu parfois hostile. L’activité peut s’exercer les week-ends, les jours fériés et être soumise à des astreintes. Dans le secteur civil, ses compétences transverses lui ouvrent l’accès à toute branche d’activité et type d’entreprise disposant d’un service de gestion administrative : secteur public, privé, associatif.

Métier et fonctions visées au sein du MINARM - Assistant de commandement - Chef/adjoint de secrétariat ou d’un secrétariat central / général - Assistant de direction. - Agent de secrétariat (au sein d’un bureau de coordination, d’un bureau de service courant auprès d’un secrétariat central / général, en cellule de management de l’information - Assistant bureau sécurité - protection du secret - Assistant d’administration en pôle ATLAS - Secrétaire spécialiste Métier et fonctions visées dans le secteur civil - Assistant administratif - Secrétaire/ Assistant de direction - Secrétaire administratif - Secrétaire polyvalent