Secrétaire médical et médico-social

Accueil des usagers en adaptant sa communication aux diversités (situation de handicap, multiculturalisme, etc.) Accueil physique de l’usager Gestion des salles d’attente Accueil téléphonique des diverses parties prenantes de l’organisme (usager, professionnel du secteur, etc.) Réponses aux questions des usagers Gestion des situations difficiles en s’adaptant aux diversités des personnes présentes Gestion du dossier de l’usager dans le respect des réglementations en vigueur Création numérique du dossier Mise à jour numérique du dossier Facturation des actes médicaux Accompagnement administratif de l’usager dans son parcours Prise de rendez-vous Transmission des informations nécessaires à la bonne réalisation du parcours de l’usager Assistanat de l’équipe médicale ou médico-sociale dans son quotidien Gestion des agendas de la structure, en prenant en compte les contraintes de chacun (handicap, temps partiel, aménagement spécifique…) Gestion administrative des documents et des dossiers afférents à la structure en prenant en compte les situations de handicap Gestion de la disponibilité des fournitures et du matériel médical nécessaires à la structure Participation à la communication interne de la structure Production des documents de communication interne à destination de tous les usagers (situation de handicap, public allophone) Contribution à la démarche qualité de la structure Contribution au maintien des règles d’hygiène et de sécurité de la structure Contribution à l’efficacité de la prise en charge globale de l’usager Contribution à la prévention des risques cyber

Réceptionner les usagers de manière adaptée à leurs spécificités Prendre en charge les appels téléphoniques des usagers selon les instructions de la structure Évaluer, avec sang-froid, les situations sensibles dans le cadre de l’attente physique ou téléphonique Saisir, dans le logiciel métier, les données administratives de l’usager, à partir des pièces exigées par l'identitovigilance Transcrire les dictées vocales ou numériques, ainsi que les notes écrites par les professionnels en documents respectant les règles de correspondance médicale Élaborer la feuille de soins électroniques (FSE) en mode Sésame Vitale Planifier, au sein du logiciel dédié, les rendez-vous Ajuster les plannings de l’équipe au gré des contraintes et imprévus Classer les documents papier ou numériques Archiver les dossiers papier ou numériques Surveiller la disponibilité des consommables en vérifiant l’état des stocks Rédiger les documents concernant le fonctionnement de la structure Contrôler quotidiennement l’application des règles d’hygiène et de sécurité Identifier les insuffisances ou dysfonctionnements de la prise en charge du public Sécuriser son environnement de travail numérique

Toutes les structures accueillant des secrétaires médicaux ou médico-sociaux sont de tailles variées, soit de 1 à 19 salariés concernant les TPE et de 20 à 249 salariés en ce qui concerne les PME : hôpitaux, CHU, cliniques, cabinets médicaux/maisons médicales, cabinets de médecins généralistes ou spécialistes, laboratoires d’analyses médicales

Secrétaire médical Secrétaire médicosocial Technicien administratif et social